V pondělí 26. srpna 2019 se po letní uzavírce otevřela síť Městské knihovny v Praze (MKP). Oproti zvyklostem byla uzavírka naší knihovny protažena na téměř celé dva prázdninové měsíce. Důvodem takto dlouhého uzavření bylo olepování přítomného knihovního fondu čipy RFID, to vše jako součást plnění projektu Městská knihovna: kulturně komunitní centra v lokalitách. Samotný projekt probíhající v letech 2018 až 2020 je obsažen ve velkém Realizačním programu Strategického plánu hlavního města Prahy.

Velká knihovna, velký projekt a velká změna

Jsme jedna Městská knihovna v Praze. Ovšem svých více než pět milionů ročních výpůjček uskuteční naši uživatelé na více než 40 místech po celé Praze, počítaje jen pobočky, nikoliv stanoviště tří bibliobusů. Ve fondu máme přes 1,8 milionu dokumentů, které neustále na základě rezervačních požadavků našich uživatelů mezi pobočkami převážíme. Až na výjimky specializovaných fondů (teatrálie, Artotéka apod.) neexistuje již fond jedné pobočky, ale fond celé MKP. K tomu všemu připočtěme vlastními silami vyvíjený knihovní systém Koniáš, pro který žádný dodavatel technologie nemůže rovnou nabídnout komunikační protokoly, a máme míru velikosti projektu, který si celý přechod na RFID v MKP vyžádal.

S myšlenkou přechodu na novou technologii jsme ve výhledových plánech počítali již dlouhá léta. S ohledem na výše naznačenou velikost knihovny ovšem stěžejní roli vždy hrály finance. Odhady nákladů potřebných na zavedení se pohybovaly ve vyšších řádech desítek milionů, které se nám podařilo získat až právě díky zapojení do programu realizace Strategického plánu hlavního města Prahy. U politické reprezentace jsme uspěli s myšlenkou uvolnění rukou knihovníků od načítání čárových kódů a převodu těchto lidských sil na posílení komunitních rolí poboček v místních částech, ale také na více individualizovaných informačních a konzultačních služeb.

Zřizovatel samozřejmě není jediným partnerem, se kterým projektový tým musí neustále udržovat komunikační linku. Zřejmě ještě důležitějšími pro úspěch přechodu byli a jsou přímo naši zaměstnanci. Od prvních okamžiků spuštění projektu, ještě dříve, než jsme si udělali jasno v tom, jaká konkrétní zařízení a v jakém množství budeme pořizovat, jsme se snažili přes různé interní komunikační kanály udržovat povědomí o tom, co se chystá, proč se to chystá, kdy to bude a jak to bude vypadat. Především v prvních momentech, kdy se zejména knihovníci v přímých službách oprávněně dožadovali konkrétních informací o ovládání plánovaných zařízení (jak již bylo naznačeno, v té době jsme ještě neměli jasnou představu o tom, jakou budou mít podobu), byla komunikace často nesnadná.

Během roku a půl proběhlo hned několik osobních setkání v různých formátech od menších skupinek až po celopodnikové prezentace. Každý člen z projektového týmu se snažil v rámci svých jiných pracovních setkání vysvětlovat, zodpovídat dotazy. Vznikla intranetová stránka věnující se RFID a jeho zavádění do naší knihovny. Jakmile jsme měli první zařízení fyzicky k dispozici, byla tato zařízení k dispozici k prohlédnutí, ačkoliv ještě nebylo naprogramováno propojení s knihovním systémem. Na jaře 2019 jsme si vyzkoušeli čipování fondu na jedné střední pobočce. Tohoto pilotu měli možnost se zúčastnit všichni zaměstnanci a pro ty, kteří přijít nemohli, jsme natočili krátké instruktážní video zachycující postup práce; vše s cílem nic nezakrývat a také pod heslem, že žádná otázka není hloupá. Postupem času se nám snad podařilo rozptýlit alespoň některé obavy z plánované novinky.

Ale vraťme se ještě na chvíli do roku 2018. Abychom v létě následujícího roku mohli spustit akci čipování, bylo nezbytné mít dodavatele RFID zařízení. A abychom mohli vypsat veřejnou zakázku na nákup zařízení, bylo nezbytné ujasnit si, jaká zařízení a v jakém počtu budeme potřebovat. Po ověření situace na všech pobočkách a propočtu obratu výpůjček nám vykrystalizoval obsah plánovaného nákupu – 2,4 milionu čipů, 300 RFID čteček k pracovním místům, přes 60 selfchecků na půjčování a 30 párů bezpečnostních bran. Obsahem zakázky jsou také další zařízení, například knihovní asistenti pro načítání dokumentů přímo na knihovních regálech, dvě automatizované třidicí linky nebo tzv. smart regály kombinující knihovní police s RFID anténami pro automatické sledování přítomnosti fondu na polici. Možná protože dodávka do knihovny naší velikosti je žádaná reference pro většinu dodavatelů, podařilo se nám oproti původním očekáváním dosáhnout výrazně nižší ceny. I tak se ale náklady na nákup přehouply přes třicet milionů korun. S dalšími výdaji spojenými s průběhem zavádění RFID, například s náklady na nutné úpravy interiérů pro třídicí linky, se celkové náklady blíží k milionům čtyřiceti.

Po úspěšném získání dodavatele zařízení jsme začali plánovat a připravovat faktické zavedení RFID. Dodávaná zařízení museli naši programátoři softwarově propojit s knihovním systémem Koniáš. Svou vlastní cestu jsme zvolili i pro čipování. Vznikla jednoduchá aplikace propojující načtený čárový kód knihovního dokumentu s čipem, který je do dokumentu nově vlepován. Jak se následně potvrdilo při pilotním čipování, aplikace úspěšně odolává i případným chybám při samotném čipování. Nedovolí například načíst dva čipy najednou nebo naopak čárový kód bez přítomnosti čipu; o chybě s již použitým čipem v jiném dokumentu ani nemluvě.

Léto v MKP ve znamení RFID

Od počátku úvah o tom, kdy by bylo nejlepší náš fond očipovat, se jako nejméně problémová jevila doba letních prázdnin. Každé léto je patrný pokles zájmu o knihovní služby a MKP pravidelně na dva týdny zavírá celou svou síť. Pro očipování našeho fondu ale dva týdny stačit nemohly. Bylo třeba zavřít na téměř celé prázdniny. A to nelze udělat bez další přípravy. Na plánované uzavření bylo v první řadě nezbytné upozornit naše uživatele. Informaci jsme předávali také hlavnímu městu Praze jako našemu zřizovateli. Na uzavírku jsme ovšem upozornili i jednotlivé městské části, které často na provoz některých našich poboček přispívají. Všem jsme vysvětlovali, proč je třeba mít delší uzavírku a jaké přínosy nová technologie pro uživatele bude mít.

Na uzavírku jsme se museli připravit také interně, resp. jsme se museli připravit nejen na uzavírku, nýbrž i na to, co bude následovat po opětovném otevření. Aby mohla síť našich poboček dále fungovat jednotně, bylo nezbytné vlepit čip do všech v daný moment přítomných dokumentů. A ačkoliv si před létem čtenáři půjčili o sto tisíc dokumentů více než v letech předchozích a na prázdniny mezi nimi zůstalo půl milionu výpůjček a jakkoli jsme se rozhodli vlepování čipů do fondů depozitních skladů pro daný moment odložit, i tak před námi stál úkol očipovat přes jeden milion knih, CD, DVD, not a dalších knihovních jednotek. Navíc šlo o realizaci úkolu v době dovolených a v momentě, kdy výjimečná uzavírka knihovny nabídla i výjimečnou příležitost bez dalších zásahů do provozu provést nutné opravy v interiérech (podlahy, malování, vodovodní stoupačky nebo výměna všech oken v jedné pobočce). V dané situaci nebylo reálné zvládnout očipování fondu pouze vlastními silami ani za sedm týdnů plánovaného zavření.

Průběh čipování a zahájení samoobslužného půjčování

Na službu očipování dokumentů jsme opět přes veřejnou zakázku získali firmu, která na tuto jednotvárnou, ale nutnou činnost zajistila brigádníky. Externím pracovníkům jsme svěřili běžné knižní fondy a naši zaměstnanci, pokud zrovna nebyli na dovolené, se mohli soustředit na očipování specifických dokumentů, u kterých byla třeba hlubší úvaha o tom, kam nalepit čip, aby nepřekryl důležitou informaci. Protože k největším ztrátám času v olepování dokumentů dochází při manipulaci s fondem, vytvořili jsme tzv. mobilní čipovací stanice. Pod tímto termínem se skrývá sestava notebooku, čtečky čárových kódů a RFID čtečky. Taková sestava se poté dala podle potřeby posouvat v prostoru, aby byla vždy co nejblíže čipovaného fondu. Nasazení externistů, našich knihovníků i převozy techniky pro čipování bylo samozřejmě také třeba detailně naplánovat pro rovnoměrné využití. Vznikl harmonogram postupu čipování, který již po prvních dnech musel být měněn, protože čipování šlo rychleji, než nám vycházelo v našich odhadech. Aby byl zachován co nejhladší průběh činností, bděl nad koordinací celého dění po celé léto malý pracovní tým zástupců zainteresovaných oddělení, který průběžně řešil každodenní úpravy harmonogramu i neočekávané problémy, kterým se při akci takového rozsahu zákonitě nelze zcela vyhnout.

Projektový manažer Jan Stejskal vysvětluje proces čipování fondu

Díky důkladné přípravě a spolupráci napříč útvary knihovny se podařilo všechny dokumenty, které byly v knihovně přes léto přítomné, včas vybavit RFID čipy. Nachystali jsme se rovněž na zmiňovaný půl milion dokumentů bez čipů, který nám čtenáři po prázdninách měli přinést zpět do knihovny a který nemohl být bez RFID čipů dál půjčován. K této zářijové vlně čipování vráceného fondu (ta proběhla již za plného provozu) jsme využili externí sklad v Jenči. Každý den tam byl přivážen fond, který pobočky již nezvládaly olepit čipy, aby byl druhý den – již s RFID čipy – odvezen zpět k přerozdělení do sítě. Z hlediska zavádění nové technologie bychom mohli být spokojeni – půjčujeme i vracíme přes RFID. Ovšem pro naše uživatele je změna čtečky méně zřejmá než pro knihovníky. Abychom mohli ještě výrazněji prezentovat provedenou přeměnu, hned první den otevření po uzavírce, tedy 26. srpna, čekaly na čtenáře v Ústřední knihovně MKP místo knihovníků za pultem, kteří by jim vybrané dokumenty načítali na čtenářská konta, samoobslužné výpůjční selfchecky.

Mobilní čipovací stanice pro čipování přímo u regálů s fondem

První den samoobslužného půjčování v Ústřední knihovně

Selfchecky nicméně byly a jsou samoobslužné jen částečně. Od prvního okamžiku je vždy v blízkosti knihovník, který rád a ochotně poradí, jak si na tomto zařízení lze vypůjčit dokumenty nebo jen zobrazit čtenářské konto. V rámci přípravy uživatelů i knihovníků na nový způsob načítání absenčních výpůjček jsme v létě také vytvořili a na našem webu zveřejnili návod na ovládání selfchecku v podobě videa i fotogalerie. V prvních dnech po otevření jsme video návod na nový způsob půjčování také neustále pouštěli na obrazovkách umístěných v knihovně. A povedlo se. Nejeden člen týmu připravujícího zavádění RFID byl překvapen mírou pozitivního přijetí ze strany uživatelů. Věříme, že důvodem je kromě snadnosti ovládání selfchecků rovněž fakt, že na nový způsob načítání čtenáři nejsou sami a knihovníci jsou jim více a viditelněji k dispozici.

RFID jako prostředek k posílení role knihovníka

Tím se dostáváme zpět k hlavnímu účelu našeho projektu zavádění RFID technologie do MKP – posílení role knihovníka jako průvodce nabízenými informačními zdroji a současným světem obecně. Provedli jsme výraznou změnu – nenačítáme čárové kódy, ale čipy. Postupně během podzimu jsme zaváděli selfchecky na další a další pobočky a stále nekončíme. V roce 2020 plánujeme v Ústřední knihovně nainstalovat návratový automat pro výpůjčky a druhou třídicí linku do oddělení rozdělujícího převážený fond mezi pobočkami. Budeme zkoušet a hledat rozumné využití tzv. smart regálů pro rozšíření nabídky služeb v prostoru i čase a poprvé testovat revize pomocí knihovních asistentů. RFID zcela nepochybně v naší knihovně přináší větší míru samoobslužnosti ze strany uživatelů. Ovšem knihovníci z našich poboček ani z Ústřední knihovny nezmizí. Naopak.

Technologie RFID je pro nás „pouhým“ nástrojem na cestě k lidštějšímu přístupu knihovníků k uživatelům. Knihovník již nemá primárně sedět za pultem, pípat čtečkou a číst monitor. Knihovníci vyrazí mezi čtenáře do prostoru knihovny i mimo tyto prostory do okolí své pobočky. Celý projekt má v názvu posílení komunitní role knihovny v lokalitách. To je to, čeho chceme díky změně procesu identifikace knihovních dokumentů v běžných procesech dosáhnout. Naši pracovníci budou více, častěji a déle k dispozici pro kooperaci s místními občanskými organizacemi i pro každého jednotlivého uživatele, který bude potřebovat poradit, pomoci. Jsme si plně vědomi, že samoobslužnost neznamená bez asistence, takže obavy, že technicky méně zdatný čtenář si z MKP již brzy nemá šanci odnést řádně vypůjčený dokument, byly liché. Již první týdny provozu selfchecků ukázaly, že jejich ovládání je natolik jednoduché, že skoro každý uživatel si zvládne půjčit sám, pokud je mu to vysvětleno. Možná ne na poprvé, ale při opakované návštěvě již ano. A pokud si nebude jist, knihovník mu rád pomůže – stejně jako mu rád doporučí další zajímavé tituly, tu správnou knihu ke studiu nebo mu pomůže uskutečnit například setkání místního kroužku šachistů. V tom všem vidíme reálnou možnost udržení společenské relevance pro knihovnu i do budoucna a kvůli posílení služeb v této oblasti nám připadá investice ve výši zmiňovaných desítek milionů korun jako dobře vynaložená.

Fotografie pocházejí z archivu Městské knihovny v Praze.