V roce 2019 jsme v Knihovně Pedagogické fakulty Univerzity Karlovy řešili problém, který zná většina knihoven – jak vyhovět uživatelům, kteří chtějí služby knihoven 24/7, a přitom nerozšiřovat počty zaměstnanců v knihovně.

Působíme na Univerzitě Karlově a máme tisíce uživatelů, z nichž značná část studuje dálkově nebo k nám může přijít v hodinách, kde ještě nebo už máme zavřeno. Budova univerzity je však otevřena dlouho do večera a částečně o víkendech a disponuje vrátnicí.

Nyní je na trhu několik firem, které skříně, podobné boxům zásilkových firem, umí dodat. Zdůrazňujeme, že se nejedná o skřínky s kódovými zámky, ale o sofistikovaný elektronický systém, který využívají např. e-shopy nebo firmy k vkládání a vydávání zásilek. Když jsme takovou firmu v roce 2019 hledali my, nebylo to jednoduché. Podařilo se nám oslovit start-up firmu Blocks a dohodli jsme se s ní na testovacím pronájmu rezervační skříně na dobu šesti měsíců, který nakonec po právních peripetiích s laděním smlouvy začal v říjnu 2020.

Vzhledem k tomu, že je na naši knihovnu nyní směřována řada dotazů z jiných knihoven k našim zkušenostem se získáním a provozováním rezervační skříně, pokusili jsme se shrnout naše poznatky.

Co zvážit před nákupem

Před nákupem je nutno zvážit:

• umístění skříně;

• rozměry skříně;

• velikost a počet boxů;

• barvu a materiál skříně.

Umístění skříně

Boxy vhodné pro provoz venku a uvnitř budovy se mohou lišit např. konstrukcí, materiálem nebo cenou. Místo, kam chceme skříň umístit, musí být zajištěno elektrickou a datovou přípojkou, být v souladu s požárními a jinými předpisy i s požadavky správce budovy či venkovního prostoru.

Rozměry skříně

Výška i šířka skříně musí odpovídat prostoru, kde bude skříň umístěna. Provoz skříně by neměl příliš komplikovat pohyb ostatních lidí kolem skříně. Při určování výšky je třeba vzít i v potaz, jestli máme mezi uživateli i děti nebo handicapované uživatele.

Velikost a počet boxů

V testovacím provozu jsme měli skříň o devíti boxech, která byla určena spíše firmám na balíky větších rozměrů. Nyní pro velký zájem uživatelů preferujeme skříň s 30 boxy s velikostí, která dovoluje vložit dokumenty i o formátu A3. Výšku jsme stanovili na 20 cm s tím, že případné větší rezervace rozdělíme do více boxů. Všechny boxy v jedné skříni ale nemusejí být stejné.

Barva a materiál skříně

V testovacím provozu jsme měli skříň ze dřeva; nyní jsme zvolili jako materiál kov, který vyšel levněji. Lze si vybrat i barvu, která bude ladit s okolím. Na boxy je možné umístit i potisk; na skříň si tak můžete dát logo, informace o provozu nebo o tom, kam se obrátit v případě poruchy.

Získání skříně

Samotné získání skříně je vhodné ošetřit smlouvou. Existuje více variant:

• pronájem skříně a obslužného systému;

• koupě skříně;

• jiné varianty.

Pronájem skříně a obslužného systému

Skříň můžete po ukončení smlouvy vrátit nebo vyměnit za novou. K dalším nákladům je většinou ještě nutno připočítat a ve smlouvě ošetřit i náklady za dovoz/odvoz skříně, instalaci, zaškolení personálu apod. Je nutné si také vyjasnit, jak se bude řešit pojištění pronajaté skříně před případným vandalismem.

Koupě skříně

Skříň je vaše, ale počítačový systém zůstává v pronájmu. Tato verze může být výhodná, pokud máte k dispozici finance, které třeba nebudete mít v dalších letech. Vždy je dobré propočítat si obě varianty, tj. pronájem i koupi skříně. Stále však zůstanou náklady na pronájem počítačového systému, po uplynutí záruky i náklady na opravy a jednorázový náklad na nákup skříně, zaškolení personálu, dovoz a instalaci.

Jiné varianty

Postupně přibývají noví výrobci a nová řešení rezervačních boxů; v době, kdy tento článek vyjde, jistě bude možno volit z dalších variant.

Po získání skříně

Po získání skříně je nutné zaučit personál, případně určit někoho, kdo bude mít provoz boxů na starost. Pravidla pro vkládání i vyzvedávání objednaných knih z boxů si může nastavit každá knihovna sama. Měla by vždy ale být v souladu s knihovním řádem, který tomu musí být přizpůsoben.

Ještě před uvedením skříně do provozu je dobré si promyslet, jak službu budeme propagovat. Chceme oslovit všechny uživatele, nebo jenom vybrané (např. studenty dálkového studia, vysokoškolské pedagogy apod.) z důvodu obavy z velkého zájmu a malé kapacity boxů? I když je používání skříně jednoduché, je dobré mít návod i na webu knihovny.

Běžný provoz skříně aneb Jak to funguje?

Uživatel si zarezervuje knihu online přes katalog; do poznámky uvede, že si ji přeje vyzvednout v boxu.

Objednávku v knihovně připravíme, vypůjčíme na konto uživatele a vložíme do boxu. Ten mu sám odešle SMS, která obsahuje informaci o uložení a PIN, pomocí kterého box otevře. Pokud je kapacita naplněna, zařadíme uživatele do pořadníku a rezervaci vyřídíme, jakmile se dostane na řadu.

Knihovníci i uživatelé s boxem komunikují pomocí ovládacího panelu. Jeho obsluha není nijak obtížná. Panel knihovníka identifikuje přiložením QR kódu a potom stačí jen vyťukat telefonní číslo uživatele. Uživatel na displeji pouze vyplní PIN, který obdržel v SMS.

Jak dlouho knihovna knihy v boxu uschová, je zcela na ni. Nám se osvědčily čtyři pracovní dny. S provozovatelem služby jsme se domluvili i na odeslání druhé připomínající SMS třetí den po uložení objednávky.

Administrátorské rozhraní je jednoduché a intuitivní. Máme přehled o tom, které boxy jsou obsazené a jak dlouho jsou v nich knihy uloženy.

Administrátorské rozhraní (zdroj: společnost Blocks)

Umožňuje nám i provádět akce typu otevření boxu (např. při doplnění rezervace) nebo úplné vyjmutí objednaných knih. Pokud nemáte skříň v dohledu, je pro tyto činnosti lepší použít mobilní zařízení přímo na místě (tablet nebo chytrý telefon).

K dispozici máme i statistiky využití za poslední měsíc nebo podrobnou historii uložení objednávek v jednotlivých boxech.

Fungování skříně přibližuje i video na YouTube:

Problémy s fungováním skříně

Pokud dojde k výpadku systému (např. v důsledku krátkodobého výpadku proudu), měl by správce skříň zprovoznit co nejrychleji. Pro případné závažnější poruchy je výhodné, aby systém uměl zaslat všem uživatelům SMS o momentální nefunkčnosti boxů a následně SMS o jejich zprovoznění. Po dobu téměř půlročního provozu naše skříň měla jeden výpadek v souvislosti s výpadkem elektřiny v budově; tento výpadek se vyřešil téměř okamžitě.

Rezervační skříň na Pedagogické fakultě Univerzity Karlovy je dobře použitelná i pro handicapované uživatele (foto: Martina Horáková, Knihovna Pedagogické fakulty Univerzity Karlovy)

Shrnutí

Od října 2020 do března 2021 box využilo celkem 421 čtenářů, přičemž delší čas byla budova, kde rezervační boxy máme, přístupna jen dva dny v týdnu v úředních hodinách fakulty. Přestože nemáme za nevyzvednutí dokumentů stanovené žádné poplatky nebo sankce, uživatelů, kteří by se pro objednané knihy nedostavili, je minimum. Naše zkušenosti jsou více než dobré; proto jsme napřeli veškeré úsilí k získání větší skříně s minimálně 30 boxy, vyrobené přímo podle požadavků naší knihovny.

Nechceme přijít o možnost se naživo setkávat s uživateli, radit jim, prohodit pár slov, ale zároveň víme, že i v době „pocovidové“ bude část uživatelů, která tuto službu velmi ocení, a to zvláště tam, kde budova je otevřena déle než knihovna samotná, nebo tam, kde skříň mohou umístit do jiné budovy nebo mimo ni.

Problémy jsme měli dva: obvyklý – finance a kde je vzít – a neobvyklý – jak skříň pojmenovat. Uživatelé jí začali sami říkat bibliobox, což je chráněný název a plete se to s návratovými boxy. Udělali jsme malou anketu a z nápadů typu Knihopoint, Knihobox nebo výdejní skříňka u nás zvítězily rezervační boxy.