Ústřední knihovnická rada schválila na svém zasedání 5. 12. 2016 Národní koncepci dlouhodobé ochrany digitálních dat v knihovnách. Dokument vznikl v rámci implementace Koncepce rozvoje knihoven ČR na léta 2011–2015 pod odborným vedením Mgr. Tomáše Gece. V roce 2016 byl aktualizován s ohledem na nově připravovanou Koncepci rozvoje knihoven v České republice na léta 2017–2020.

Účelem koncepce je připravit v národním měřítku podmínky pro uchovávání a dlouhodobou ochranu digitální dat. V knihovnách po celé republice narůstá množství digitálních dat. Jedná se o data, která vznikla digitalizací analogových předloh, ale i o dokumenty, které byly vytvořeny výhradně v digitální podobě. S tímto nárůstem se zvětšuje i význam snahy o jejich dlouhodobé uchování, jejímž cílem je zajistit přístupnost těchto dat i po další generace a ochránit tak investované prostředky i hodnotu úsilí zaměstnanců knihoven, kteří se na digitalizaci podílí. Z hlediska knihoven je ochrana digitálních dat nutná i pro udržení jejich postavení jako klíčových informačních institucí.

Jádrem dlouhodobé péče o digitální data není jen využívání vyspělých technologií, ale především dodržování zdokumentovaných procesů a postupů. Plnohodnotná dlouhodobá péče o digitální data je finančně i personálně náročná, a tudíž je určena především pro centrální instituce. Nezahrnuje ovšem jen aktivity velkých knihoven, ale začíná již při tvorbě jakýchkoliv dat, na což koncepce také reaguje.

Koncepce je rozdělena do  šesti kapitol popisujících současný stav a přinášejících výhled do budoucna. Stanovuje kroky, které je vhodné činit, aby byla dlouhodobá ochrana účinná, protože v této oblasti obzvláště platí, že i poměrně krátkodobá nečinnost může mít fatální následky a znamenat ztrátu know-how. Koncepce vychází z existence standardu NDK a systému pro trvalou identifikaci (URN:NBN), které jsou využívány pro většinu digitalizačních projektů zaměřených na novodobé fondy. Právě jednotný standard je silná stránka současného stavu. Standard je nutné vyvíjet jak kvůli novým typům dokumentů, tak kvůli vývoji poznání v oblasti dlouhodobého uchovávání digitálních dokumentů. Pro zkvalitnění vynaloženého úsilí koncepce předpokládá několik zásadních procesů, které by se měly postupně prolínat. Mezi nejdůležitější patří neustálé vzdělávání odborných pracovníků i vedení knihoven v oblasti dlouhodobé ochrany digitálních dat. Dalšími z kroků by mělo být prosazení péče o digitální data jako jedné z trvalých aktivit institucí, její organizační zakotvení (jak na úrovni jednotlivých knihoven, tak v celé knihovní síti) a formální provádění (vytváření nutné dokumentace). Očekávána je diverzifikace dlouhodobé ochrany mezi více institucí a tím i přístupů. Přínos by měla představovat i spolupráce mezi jednotlivými knihovnami i se subjekty mimo knihovní sektor (především s akademickými institucemi). Dalším principem, který koncepce vyzdvihuje, je nízkoprahovost v přístupu k informacím, technologiím a službám spojeným s péčí o digitální data. Každý, kdo tato data vlastní, by měl mít přístup k možnostem jejich ochrany. Nutnou podmínkou pro všechny vyjmenované činnosti je zajištění institucionálního financování dlouhodobého uchovávání digitálních dat z veřejných rozpočtů.

Navržené a v metodice podrobně popsané principy by mělo podpořit, koordinovat a především pomáhat prosazovat Metodické centrum pro dlouhodobou ochranu digitálních dat. To by mělo vzniknout v Národní knihovně ČR, která pro jeho vznik již podnikla několik kroků. Vznikl mj. tzv. formátový výbor, který je poradním orgánem pro standardizaci v oblasti digitalizace (do budoucna je plánováno jeho rozšíření). Současně je v koncepci plánováno garantované datové centrum pro ochranu dat na úrovni bitů a státem garantované dlouhodobé úložiště. Vedle něj by pak měla fungovat lokální úložiště, nejlépe založená na jiných technologických řešeních. Je otázkou, jak se v současných podmínkách tento cíl podaří převést do praxe. Z oblasti knihoven zatím žádná nemá ambici vybudovat centrální úložiště, které by splňovalo principy dlouhodobé archivace pro různé typy dat. Jako reálné se zatím jeví spíše rozšiřování kapacity dlouhodobého úložiště v Národní knihovně ČR s tím, že by bylo doplněno o další úložiště pro jednotlivé instituce s různým stupněm dostupných procesů dlouhodobé archivace. K tomuto účelu by měl sloužit i nový podprogram programu VISK, který by knihovnám měl umožnit čerpat finance na procesy vedoucí k zajištění dlouhodobé digitální archivace. Důležitým bodem celé koncepce je důraz na certifikaci jednotlivých úložišť. Certifikace by měla být cestou, jak splnit mnohé z výše stanovených principů, tj. naplnit principy dlouhodobé ochrany v rámci jednotlivých institucí. Certifikace má několik úrovní. Vhodný typ certifikace by mělo vedení knihoven zvolit podle velikosti instituce a rozsahu závazku, který plní.

Koncepce jednotlivé zmíněné body podrobně rozebírá, přináší podněty a doporučení pro všechny úrovně knihoven. Součástí koncepce je též ideální harmonogram, jak stanovené principy převést do praxe. Popisuje také cíle, které by měly být v roce 2020 splněné a zhodnotitelné. S koncepcí by se měli seznámit jak odborní pracovníci knihoven, kterým jistě poskytne podněty pro jejich činnost, tak i vedení knihoven, kterému by měla poskytnout argumenty pro jednání se zřizovateli. Úspěšné dlouhodobé uchovávání digitálních dokumentů v knihovnách může být pouze výsledkem spolupráce napříč celou knihovní sítí a koncepce představuje pro knihovníky a informační pracovníky vhodnou platformu, jak pokračovat v započatém úsilí.